Je déjeunais l’autre jour avec Rachel Pierre, Office Manager Senior free lance passionnée par son métier et qui communique bien cette passion, notamment lors de Meetup qu’elle organise ou au travers des articles qu’elle écrit pour différents blogs.
D’où est venue l’idée de ce déjeuner autour du métier d’Office Manager ?
J’assistais donc il y a deux semaines au premier meetup organisé par Rachel et 3 de ses consœurs Office Manager free-lance. Je suis moi-même Office Manager free-lance depuis plus de 10 ans, et en parallèle j’ai lancé Profession Office Manager pour promouvoir le métier auprès des entreprises et les aider dans la recherche de leur Office manager free-lance.
Lors de ce meetup, j’ai appris beaucoup des interventions de ces 4 Office Managers, et aussi cela m’a permis de faire connaissance avec quelques profils de demain, des « Want to be » Office Managers freelance comme les surnomme Rachel.
Rachel reste droit dans son objectif, valoriser le métier et a pour but le faire connaitre auprès des entreprises, elle en parle avec justesse et grand intérêt et représente plutôt bien l’image que je m’en fais également et qui est celle que je véhicule moi aussi.
En « Off » j’avais été interpellée et surprise de la réponse qu’elles ont donnée lorsque quelqu’un dans l’assistance leur a demandé quel était le tarif jour auquel elles proposent leurs prestations.
Nombreux sont les échanges, articles, débats que je vois passer sur le sujet de la différence entre Assistante(e)) et Office Manager, qui peut légitimement s’appeler « Office Manager » plutôt qu’Assistante Freelance et quelle est la différence entre ces deux titres, et surtout quel est le tarif moyen à proposer pour une Office manager freelance senior ou Junior, bref autant de sujets sur lesquels j’avais envie d’échanger.
J’ai donc été à l’initiative de ce déjeuner et je vous partage ci-dessous quelques extraits de notre échange.
Tout est en fait partir d’un tarif jour : Rachel et ses consœurs nous annoncent qu’en moyenne elle propose leurs prestations autour de 350 à 400 € HT la journée et que cela se justifie auprès de leurs clients.
Chloé : Comment fais-tu pour passer ce type de tarif jour ? J’ai récemment interrogé un certain nombre d’Office Managers qui sont maximum à 350 euros jour mais quand même un certain nombre se positionnent entre 250 euros et 300 €
Rachel : C’est simple, et contrairement à ce que l’on pense cela ne surprend pas les entrepreneurs : Mon tarif reflète mon expérience, mes compétences et le fait que je sois opérationnelle immédiatement et c’est ce que recherchent les entreprises qui font appel à des free-lances : des experts capables en tout autonomie de les décharger de la charge mentale que représente l’organisation d’une entreprise.
De plus un TJM n’est pas comparable à un salaire, l’ensemble des frais sont à la charge du free-lance (cotisation, congé payé, arrêt maladie, etc.). Enfin l’entrepreneur paie la souplesse que lui procure un contrat avec un freelance : si demain, il n’a plus besoin de mes services, le contrat s’arrête immédiatement sans contrepartie pour moi.
C.: oui donc ils font appel à une Sénior et c’est ce qui justifie ce tarif ?
R. : Oui tout à fait, il y a aussi le curseur de la responsabilité : un OM Senior a un grand nombre de responsabilités et est un vrai bras droit pour l’entrepreneur, surtout il agit avec une grande autonomie, et l’entrepreneur est en confiance, il n’a pas à être derrière elle tout le temps.
Au meet up, nous étions 4 OM freelances avec des profils assez similaires mais je connais des OM et des RAF avec plus d’expérience qui proposent des tarifs allant jusqu’à 650€ pour de l’opérationnel. Les missions de conseil peuvent, elles, se vendre encore plus cher selon l’expertise du freelance mais sont souvent de plus courte durée.
C. : Donc il est important de sensibiliser les entrepreneurs pour qu’ils sachent bien à qui ils font appel en fonction des tâches qu’ils veulent confier ?
R : Oui, c’est très important que l’entrepreneur sache en amont ce qu’il souhaite confier au freelance et le niveau d’autonomie que celui-ci doit avoir. S’il a besoin d’une personne qui l’assiste dans son quotidien d’entrepreneur, il pourra se tourner vers des profils d’assistant-e de direction ou d’assistant-e administrative. S’il a besoin d’un profil plus autonome, il choisira un responsable administratif et financier ou un office manager selon le type de mission & s’il a besoin d’avoir une personne qui le conseille sur la stratégie financière, il pourra faire appel à un-e directeur-rice administratif et financier. Au-delà du prix à payer, c’est important de faire appel au bon freelance selon le niveau de responsabilité des missions.
C. Peux–tu me donner des exemples de tâches que tu as chez tes clients et qui comportent une responsabilité importante en tant qu’Office Manager Senior ?
R: Chez mes clients actuels :
l’un m’a confié toute la gestion administrative et financière de son entreprise : facturation, recouvrement, comptabilité, gestion de la paie, paiement des prestataires que je pilote seule.
Chez l’autre, je suis arrivée dans un contexte de forte croissance, j’ai pris en charge l’aménagement des bureaux (suivi des travaux, mobilier, déménagement) et l’onboarding des nouvelles recrues avec refonte des process.
Plus qu’un type de mission, ce que recherche mes clients c’est l’allégement de leur charge mentale de chef d’entreprise. Qu’ils aient une dizaine de collaborateurs et aient besoin d’un-e RAF ou qu’ils soient près de 100 et aient besoin qu’on accompagne leur croissance.
C. : Il y a aussi la casquette Responsable Administratif et Financier ou R.A.F. adjoint qu’occupent en fait souvent les Office Managers Freelance, C’est une tâche que j’ai occupé moi-même pour la plupart de mes clients. Nous avons un vrai rôle dans la gestion de l’entreprise et dans le suivi des indicateurs, et en parallèle nous avons un vrai rôle conseil, de lanceur d’alerte et de gardien du budget.
R.: J’ai découvert comme toi en me lançant en tant que free-lance que les entreprises proposaient plus aux OM freelances des missions très orientées administratifs et financiers en comparaison aux offres d’emploi salarié. Je pense que c’est dû à la taille des entreprises (TPE ou petite PME) qui identifient rapidement ce besoin sans avoir les moyens de prendre un salarié hors opérationnel.
C : Certaines OM sont en fait des Assistantes et vice versa certaines assistantes sont devenues des OM et devraient se faire appeler comme telles Lorsque j’e suis arrivée il y a 10 ans chez mon premier client en Freelance, j’ai indiqué sous ma signature mail que j’étais l’Office Manager de l’entreprise alors que jusqu’à présent ils avaient une assistante de Direction et j’ai moi-même transformé le poste en fait.
R :Quand j’ai débuté ma carrière, mon contrat stipulait assistante de la direction financière or je n’assistais absolument pas la directrice financière. Je ne touchais ni de près ni de loin à l’époque à des sujets financiers. En revanche, je gérais le quotidien du bureau (services généraux, travaux, déménagement, management des hôtesses d’accueil, etc.). Un ami anglophone m’a dit “tu n’es pas assistante, tu es office manager” ça a fait sens pour moi et alors que le métier était inconnu au bataillon, je me suis auto-proclamée OM.
C : dans le mot assistante il y a assister, alors qu’un vrai OM prend des décisions et a une grande marge de manœuvre sur des sujets à haute valeur ajoutée et a surtout également une grande autonomie. Ce n’est absolument pas dévaloriser le métier de l’Assistante qui est simplement un autre métier que celui d’OM et qui conviendra mieux à certains profils.
R : Comme tu le dis, le nom même de chacun de ces postes est très explicite : un assistant assiste, un office manager manage.
Cependant le terme d’OM étant peu répandu, dans les PME, de très nombreux-ses assistant-es occupaient en réalité des postes d’OM. Maintenant que le métier d’OM sort du bois avec l’avènement des start-ups, il est temps de définir les rôles de chacun et de rappeler l’importance de ces deux postes dans les entreprises
C. : Parlons un peu des OM junior, dans ce cas quelle serait la distinction entre un OM Junior et un OM Senior ?
R. : Si je prends mon cas, en tant que junior je ne gérais pas de sujets financiers, j’étais très focus sur les services généraux et le quotidien du bureau. Avec le temps, j’ai aussi développé des outils pour maîtriser mon poste à 100% (mis en place d’indicateurs de pilotage, d’un budget annuel, etc.)
Et puis bien entendu, comme chaque entreprise a des besoins différents, au fil des expériences, j’ai ajouté des cordes à mon arc. & au fil des expériences, j’ai pu améliorer mes process et mes compétences. Aujourd’hui, je suis opérationnelle beaucoup plus vite quand j’arrive sur un nouveau poste.
C. : Et quelle différence y a-t-il à ton avis entre un poste d’OM Junior et une assistante de Direction ? Je trouve que là la distinction devient plus difficile, je dirais que L’office manager est au service de toute une équipe alors que l’Assistante est aux services d’une seule personne, ici on ne parle pas encore de séniorité, simplement de périmètre d’action.
R. : Pour moi on reste sur la différence entre assister (une personne ou une équipe) ou manager.
J’ai travaillé pendant 4 ans dans un cabinet de conseil en bâtiment. J’étais officiellement office manager mais quand j’accompagnais les chefs de projet sur le back office des projets clients, je me présentais comme assistante administrative car c’était mon rôle.
Alors qu’en tant qu’OM junior, comme dit plus haut, je n’assistais personne & j’étais essentiellement sur des projets nécessitant des compétences en management transversal.
C. : en termes de tarifs journalier pour une OM Junior ou une Assistante Junior on tournerait à eu près autour des 260 euros ça te parait cohérent ou plutôt démarrer à 300 € HT ?
R. : Difficile de me prononcer, tout dépend du parcours, du niveau et du type d’études, du profil du freelance. En revanche, en dessous de 250€/j pour un OM junior, je me dis qu’il y a un problème (mauvais calcul du TJM ou pas pour des missions d’OM) D’ailleurs, je déconseille aux entreprises que j’accompagne de se tourner vers le tarif le plus bas car comme pour tout un prix frontal très bas cache souvent à terme des dépenses plus grandes.
De plus, si on se réfère aux statistiques de Malt (plateforme de mise en relation entre freelances et entreprises) les freelances avec les TJM les plus bas ne sont pas ceux qui ont le plus de missions. Les entreprises préfèrent se tourner vers ceux qui ont de l’expertise et des recommandations.
Enfin proposer des TJM trop bas, dévalorise le freelance qui les pratiquent mais également toute la profession.
Pour ceux qui se posent des questions sur leur TJM, je les invite à venir à notre meet up de janvier dédié au TJM pour les OM freelances.
Nous avons terminé ce déjeuner sur la conviction qu’il y a encore beaucoup à faire auprès des entrepreneurs et auprès des Assistantes et Office Managers. Plus nombreux nous seront à partager cette vision de notre métier, mieux nous pourront le valoriser auprès des entreprises.
Je ne saurais trop vous recommander La série de Meetups prévues par Rachel et ses acolytes S’inscrire sur le groupe office manager paris sur l’appli meet ups et nous suivre sur les réseaux sociaux (Rachel PIERRE, Antoinette Mouberi, Roxane Linières, Lia Segura)
Pour échanger ou être accompagné dans son poste d’OM : rachel.pierre.officemanager@gmail.com
Et également si vous souhaitez rester en contact avec Profession Office Manager : contact@pro-officemanager.com
Pour être informé(e) de nos offres de missions : http://www.pro-officemanager.com/office-manager/
https://www.amedee.co/ pour tout savoir sur le monde merveilleux du freelancing, blog auquel contribue régulièrement Rachel.
